سازماندهي شركت سهامي ، به صورتي دموكراتيك ، بر عهده سه ركن اصلي شركت است : ركن تصميم گيرنده ( مجمع عمومي ) ،ثبت تغييرات شركت  ركن اداره كننده ( هيات مديره ) و ركن نظارت كننده ( بازرس).
مجمع عمومي صاحبان سهام به منزله فرمانده قواست و اركان ديگر شركت به او وابسته اند و بايد گزارش طرز كار شركت را به او ارائه دهند ؛ هيچ كدام از تصميمات مهم راجع به حيات شركت بدون تاييد مجمع عمومي اعتبار ندارد ، ولي مجمع عمومي نمي تواند براي اداره شركت هر روز جلسه تشكيل دهد ، به همين علت ، بايد به طور دموكراتيك ، هيات مديره اي را انتخاب كند تا به نمايندگي از طرف او عمل كند. هيات مديره نيز كه اداره روزانه شركت را برعهده دارد كسي را به عنوان مديريت عامل شركت انتخاب مي كند. اما ، مديران شركت را نمي توان به حال خود رها كرد و مجمع عمومي صاحبان سهام بايد شخص يا اشخاصي ( بازرس يا بازرسان ) را براي نظارت بر امور شركت تععين كند تا او را از وضعيت شركت و طرز عمل مديران مطلع سازند. انتخاب بازرس يا بازرسان بدان معنا نيست كه مديران بايد در هر حال زيرنظر او عمل كنند. در واقع ، قانونگذار اصل را بر اعتماد به مديران شركت قرار داده است و فرض مي كند اعمال مديران در جهت نفع شركت است ، مگر آنكه خلاف آن ثابت شود. اثبات اين خلاف كه از نظارت . بازرس يا بازرسان شركت معلوم مي شود ، براي مديران متضمن مسئوليت هاي جزايي و مدني سنگيني خواهد بود.
بررسي قواعد حاكم بر اركان تصميم گيري در شركت سهامي ، موضوع اين نوشتار است كه در مقاله " اركان تصميم گيري در ثبت و اداره شركت سهامي (1 ) " تا حدودي راجع به آن سخن گفته شد. در اين مقاله به ادامه اين مبحث مي پردازيم. خاطر نشان مي شويم علاوه بر مطالعه نوشتار ذيل ، در صورت مواجه شدن با هر گونه سوال در اين رابطه مي توانيد با همكاران مجرب ما در ثبت شركت فكر برتر تماس حاصل فرماييد.

• صورت هاي مجمع عمومي عادي

مجمع عمومي عادي به دو صورت قابل تشكيل است :
1- مجمع عمومي عادي ساليانه : كه بايد سالي يك بار در موقعي كه در اساسنامه پيش بيني شده است تشكيل گردد.
2- مجمع عمومي عادي به طور فوق العاده : كه غير از مواقع مقرر در اساسنامه و بنا بر تشخيص هيات مديره يا بازرس ( بازرسان ) شركت دعوت مي گردد. براي مثال براي عزل مديري يا تعيين جانشين مدير مستعفي برگزاري مجمع عمومي به طور فوق العاده لازم مي شود.
سوال : مجمع عمومي عادي ساليانه شركت سهامي براي رسيدگي به ترازنامه و حساب سود و زيان سال مالي قبل بايد ظرف چه مدت زماني تشكيل شود ؟

جواب : حداكثر ظرف 4 ماه از تاريخ پايان سال مالي شركت چرا كه بنابر ماده 110 قانون ماليات هاي مستقيم ، " اشخاص حقوقي مكلفند اظهارنامه و ترازنامه و حساب سود و زيان متكي به دفاتر قانوني خود را حداكثر تا چهار ماه پس از سال مالياتي همراه با فهرست هويت شركاء و سهام داران و حسب مورد ميزان سهم الشركه يا تعداد سهام و نشاني هز يك از آن ها را به حوزه اي كه اقامتگاه شخض حقوقي در آن واقع است تسليم و ماليات متعلق را پرداخت نمايند ". بنابراين مجمع عمومي بايد ظرف 4 ماه از پايان سال مالي براي تصويب ترازنامه و حساب سود و زيان تشكيل گردد.

• اختيارات و تكاليف مجمع عمومي عادي

1- رسيدگي به ترازنامه و حساب سود و زيان سال مالي قبل و صورت دارايي و مطالبات و ديون شركت و صورتحساب دوره و عملكرد ساليانه شركت كه بايد بعد از قرائت گزارش بازرس يا بازرسان شركت صورت پذيرد.
بدون قرائت گزارش بازرس يا بازرسان شركت در مجمع عمومي اخذ به تصميم نسبت به ترازنامه و حساب سود و زيان سال مالي قبل معتبر نخواهد بود.
2- تصويب تقسيم سود و اندوخته بين صاحبان سهام كه اين امر فقط پس از تصويب مجمع عمومي جايز خواهد بود و مديران شركت نمي توانند استقلالاَ چنين تصميماتي اخذ كنند. البته ذكر اين نكته نيز لازم است كه در صورت وجود منافعي براي شركت در سال مالي قبل، تقسيم حداقل ده درصد از سود ويژه سالانه ( سود خالص موضوع ناده 237 ل. ا. ق. ت ) بين صاحبان سهام الزامي است. ( ماده 90 ل. ا. ق. ت )
3- تعيين مديران و بازرسان، غير از اولين مديران و بازرسان كه توسط مجمع عمومي موسس تعيين مي شوند. ( مواد 108 و 144 ل. ا. ق. ت )
4- تعيين حق الزحمه اعضاء هيات مديره و پاداش ايشان
5- عزل مديران و بازرسان ( مواد 107 و 144 ل . ا. ق. ت )
6- تعيين روزنامه كثيرالانتشا براي درج آگهي هاي شركت ، غير از اولين روزنامه كه توسط مجمع عمومي موسس تعيين مي شود.
7- تصويب معاملات منعقده فيمابين شركت با اعضاء هيات مديره يا مدير عامل شركت يا موسسات و شركت هايي كه اعضاي هيات مديره يا مئير عامل شركت شريك يا عضو هيات مديره يا مدير عامل آن ها هستند.

• مرجع دعوت كننده مجمع عمومي عادي سالانه

1- در وهله اول هيات مديره بايد در موعد مقرر در اساسنامه اقدام به اين دعوت نمايند.
2- اگر هيات مديره مجمع عمومي عادي سالانه را در موعد مقرر دعوت نكند بازرس يا بازرسان شركت مكلفند راساَ اقدام به دعوت مجمع مزبور بنمايند.
3- در شرايطي نيز سهامداراني كه اقلاَ يك پنجم سهام شركت را مالك باشند، مي توانند اقدام به دعوت مجمع عمومي نمايند.

• موارد دعوت مجمع عمومي توسط هيات مديره

اين موارد عبارتند از :
1- دعوت از مجمع عمومي عادي ساليانه : هيات مديره بايد مجمع عمومي عادي ساليانه را در موعد مقرر دعوت نمايد. ( ماده 91 ل. ا. ق. ت )
2- دعوت از مجمع عمومي عادي به طور فوق العاده : هيات مديره مي تواند در مواقع مقتضي مجمع عمومي عادي را به طور فوق العاده دعوت نمايند.
3- دعوت از مجمع عمومي عادي به طور فوق العاده : اگر بر اثر فوت يا استعفا يا سلب شرايط از يك جايگزين مي شوند و اگر عضو علي البدل تعيين نشده باشد يا كافي نباشند مديران باقيمانده بايد مجمع عمومي عادي شركت را جهت تكميل اعضاء هيئت مديره دعوت نمايند.
4- دعوي از مجمع عمومي فوق العاده : اگر بر اثر زيان هاي وارده حداقل نصف سرمايه شركت از ميان برود هيات مديره مكلف است بلافاصله مجمع عمومي فوق العاده صاحبان سهام را دعوت نمايد تا موضوع انحلال يا بقاء شركت مورد تصميم واقع شود.
5- دعوت به درخواست سهام داران : سهام داراني كه اقلاَ يك پنجم سهام شركت را مالك باشند، حق دارند كه دعوت صاحبان سهام را براي تشكيل مجمع عمومي از هيات مديره خواستار شوند و هيات مديره بايد حداكثر تا بيست روز مجمع مورد درخواست را با رعايت تشريفات مقرره دعوت كند.

• موارد دعوت مجمع عمومي توسط بازرسان

1- اگر هيات مديره مجمع عمومي عادي سالانه را در موعد مقرر دعوت نكند بازرس يا بازرسان شركت مكلف اند راساَ اقدام به دعوت مجمع مزبور بنمايند.
2- دعوت از مجمع عمومي عادي به طور فوق العاده : بازرس يا بازرسان شركت مي توانند در مواقع مقتضي مجمع عمومي عادي را به طور فوق العاده نمايند.
3- دعوت از مجمع عمومي عادي به طور فوق العاده : اگر هيات مديره از دعوت مجمع عمومي براي انتخاب مديري كه سمت او بلامتصدي مانده خودداري كند، هر ذينفع حق دارد از بازرس يا بازرسان شركت بخواهد كه مجمع عمومي عادي را جهت تكميل عده مديران دعوت كنند و بازرس يا بازرسان مكلف به انجام چنين درخواستي مي باشند.
4- دعوت به درخواست سهام داران : سهام داراني كه اقلاَ يك پنجم سهام شركت را مالك باشند، مي توانند در صورت درخواست از هيات مديره و استنكاف ايشان از دعوت مجمع عمومي، دعوت مجمع را از بازرس يا بازرسان شركت خواستار شوند و بازرس يا بازرسان مكلف خواهند بود كه مجمع مورد تقاضا را حداكثر تا ده روز دعوت نمايند.

• دعوت از مجمع عمومي توسط سهام داران

سهام داراني كه اقلاَ يك پنجم سهام شركت را مالك باشند، مي توانند با شرايط زير اقدام به دعوت مجمع عمومي بنمايند :
1- ايشان حق دارند كه ابتدا دعوت صاحبان سهام را براي تشكيل مجمع عمومي از هيات مديره خواستار شوند و هيات مديره بايد حداكثر تا بيست روز مجمع مورد درخواست را با رعايت تشريفات مقرره دعوت كند. اين مجمع عمومي ممكن است مجمع عمومي عادي يا فوق العاده باشد.
2- در صورت استنكاف هيات مديره از دعوت مجمع عمومي، درخواست كنندگان مي توانند دعوت مجمع را از بازرس يا بازرسان شركت خواستار شوند و بازرس يا بازرسان مكاف خواهند بود كه با رعايت تشريفات مقرره مجمع مورد تقاضا را حداكثر تا ده روز دعوت نمايند.

3- در صورت استتكاف بازرس يا بازرسان از دعوت مجمع عمومي ، سهامداراني كه اقلاَ يك پنجم سهام شركت را مالك باشند حق خواهند داشت مستقيماَ به دعوت مجمع اقدام كنند. به شرط آنكه كليه تشريفات راجع به دعوت مجمع را رعايت نموده و در آگهي دعوت به عدم اجابت درخواست خود توسط هيات مديره و بازرس يا بازرسان تصريح نمايد.
4- اگر سهامداراني كه اقلاَ يك پنجم سهام شركت را مالك باشند، خود اقدام به دعوت از مجمع عمومي بنمايند، دستور مجمع منحصراَ موضوعي خواهد بود كه در تقاضانامه ذكر شده است و هيات رئيسه مجمع نيز از بين صاحبان سهام انتخاب خواهد شد.